Líderes de equipe costumam passar muito tempo em reuniões. O problema é que uma parte desses períodos acaba desperdiçada, seja pela falta de preparo, pela ausência de foco ou até mesmo pelo excesso de tópicos a serem abordados.
Para evitar que os encontros improdutivos sejam frequentes, Daniel Costa, autor do livro Não Existe Gestão sem Comunicação (editora Dublinense, R$ 34,90), afirma que os colaboradores devem ser orientados a otimizar o tempo do grupo e tornar as reuniões maios proveitosas.
Veja os conselhos do autor para realizar esses encontros de trabalho com êxito.
1. Crie regras para o time
Os direcionamentos são fundamentais para organizar a produtividade da equipe. Segundo Costa, é importante elaborar uma lista com o que é ou não permitido fazer nas reuniões. São normas como respeito ao próximo, pontualidade e proibição do uso de celulares durante os encontros. “Os funcionários precisam saber a hora de falar e a hora de ouvir os colegas. Telefones, tablets e computadores tiram o foco”, afirma. Essas regras devem estar claras e visíveis para os funcionários.
2. Determine e comunique o objetivo da reunião
Ao marcar uma data, envie um e-mail para os participantes para prepará-los. Nesse convite, de acordo com Costa, é necessário descrever o dia da reunião, o horário e a pauta. Além de todos ficarem cientes do que será abordado, cada membro da equipe consegue reorganizar a sua agenda para não prejudicar os prazos.
3. Estabeleça um tempo máximo
O autor aconselha a não agendar encontros com mais de uma hora e próximos ao final do expediente. Reuniões longas têm curva de atenção decrescente – e é essencial que os chefes respeitem os horários de trabalho dos colaboradores. “Quanto mais perto da hora de ir embora os coordenadores marcam reuniões, mas impaciente os participantes ficam”, diz Costa.
4. Durante a reunião, respeite a pauta
Seguir criteriosamente as diretrizes passadas no e-mail é fundamental para que o líder mantenha a credibilidade e consiga controlar o tempo. Os líderes devem dividir o tempo do encontro entre os presentes para possibilitar que todos exponham uma opinião. “Se essas pessoas foram convidadas, é porque é válido saber o que todos pensam a respeito da pauta”, afirma. Costa lembra que reuniões com mais de seis pessoas tendem a perder produtividade, assim como os encontros regados a guloseimas.
5. Faça uma ata
Após a reunião, é importante que um representante da equipe elabore um registro dos principais pontos discutidos e das decisões tomadas. Dessa forma, ninguém se esquece de cumprir os combinados. “É preciso que uma pessoa da equipe fique responsável por cobrar o colega”, diz Costa.
Matéria do site PEGN
