Como manter o foco em reuniões?

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Existe um mito de que reuniões de trabalho costumam perder o foco. Desse modo, muitos assuntos aleatórios costumam vir à tona, e no fim das contas, o que precisava ser resolvido fica em segundo plano. Mas, na realidade, isso somente acontece se a reunião não tiver sido bem planejada – e se os participantes não estiverem, de fato, compenetrados. Existem formas de otimizar as reuniões, de evitar o desvio de tema e de reduzir o tempo das mesmas.

Planejamento
A principal maneira de fazer uma reunião ser eficaz é planejá-la. É preciso estabelecer uma pauta estruturada que esmiúce tudo o que precisa ser tratado. É imprescindível delimitar os objetivos a serem atingidos na reunião em ordem cronológica. Ou seja, é necessário estabelecer quais respostas o grupo precisará ter ao final do encontro e seguir o foco.

Nível do grupo
Ao convocar uma reunião é preciso atentar para o nível das pessoas do grupo. É preciso que todos estejam no mesmo grau de interação do assunto, que tenham o mesmo nível de conhecimento, pois isso está diretamente ligado à produtividade do encontro. Afinal, para convocar um profissional é preciso que o assunto seja relevante para ele e que ele seja igualmente importante nas decisões. Quem está na reunião deve obrigatoriamente participar dela.

Duração e intervalos
Reuniões excessivamente longas são cansativas e acabam por resolver pouca coisa. Caso seja impossível resolver o assunto em menos de duas horas é preciso, então, planejar intervalos de alguns minutos para recuperar o foco dos participantes e também a disposição para discutir e resolver as pendências. Outro ponto crucial é a pontualidade. As pessoas culpam cada vez mais o trânsito, a sobrecarga, os contratempos para justificar os próprios atrasos. O fato é que se a pessoa sabe que o trânsito é ruim, ela deve sair mais cedo para o compromisso. É preciso contar com contratempos e é melhor estar adiantado que atrasado. Caso seja percebido que o atraso vá inevitavelmente acontecer, é preciso ligar avisando, antes mesmo de estar atrasado, calculando quanto tempo a mais demorará a chegar. É um comportamento respeitoso com quem está esperando.

É importante lembrar que se uma reunião é convocada, existem assuntos que precisam ser resolvidos, portanto eles devem ser priorizados. O profissionalismo é importante para que o tempo de todos seja utilizado com sabedoria e para que os problemas sejam resolvidos de forma eficaz. Fazer uma reunião eficiente, rápida e focada não é difícil. Apenas é necessário um mínimo de dedicação no planejamento e na execução.

Matéria do Blog Vida Executiva, da Revista Amanhã

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