Como aproveitar ao máximo uma conferência

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Conferências são uma correria exaustiva de palestras, conversas e potenciais encontros. Em meio a tantas possibilidades, pode ser difícil organizar seu tempo da melhor maneira. Como saber a que painéis comparecer? Será que você deveria pular uma apresentação para falar com alguém que vale a pena fazer contato? De quantos bate-papos informais seria razoável participar? E o que fazer se você for uma pessoa introvertida e avessa a conversas em pequenos grupos? Veja algumas sugestões apresentadas em um artigo da Harvard Business Review para tornar sua passagem por uma conferência mais produtiva.

O que dizem os especialistas no assunto

Conferências de trabalho inevitavelmente são parte da vida profissional. Mesmo que você seja introvertido, do tipo que teme a extravagância de um dia dedicado a conversas e sessões de networking regadas a coquetéis, é preciso resistir ao impulso de ficar em casa, diz Francesca Gino, professora da Harvard Business School. “Evitar conferências é um problema porque você estará perdendo os benefícios do networking”, diz ela. Hoje, as redes de contato representam um importante capital social para atingir objetivos tanto em sua vida profissional quanto pessoal. E encontrar pessoas em conferências, “que provavelmente têm os mesmos interesses que você e são altamente relevantes para o seu trabalho” é uma boa maneira de nutrir e expandir seu network, diz Dorie Clark, autora de “Stand Out Networking”. “O fato de a tecnologia ter tornado mais fácil interagir com as pessoas através de grandes distâncias e fuso horários torna a interação olho no olho ainda mais valiosa.”

Mude sua mentalidade

Apesar de saber os benefícios de ter uma extensa e diversificada rede de contatos, muitas pessoas “boicotam as oportunidades de criar novas relações porque o contato não soa autêntico”, diz Francesca. Para reduzir essas sensações, ela sugere uma mudança de mentalidade e de motivações. Você não está fazendo contatos apenas porque deve. Você o faz porque isso é bom para sua carreira. Quando estiver se preparando para uma conferência, “tente ficar motivado para se relacionar profissionalmente, pensando no crescimento, avanço e realização” que essa atitude lhe trará.

Apresente-se previamente

Semanas antes da conferência, comece “a escolher as pessoas que você realmente gostaria de conhecer e encontre tempo para realizar esse objetivo”, diz Francesca Gino. Já Dorie Clark recomenda criar “uma lista de pessoas prioritárias [wish list]” com nomes das pessoas com quem gostaria de conversar. Envie e-mails para esses contatos e faça sua apresentação. Se possível, peça a algum amigo ou colega comum para que faça a apresentação. Se esse for o caso, deixe clara sua intenção de fazer contato. “Entre os palestrantes, há sempre o receio de que ninguém apareça para assistir à apresentação, então o fato de você fazer um esforço será apreciado”, diz Dorie. Se ninguém fizer o “meio de campo”, convide a pessoa para um café. Ou questione “se há algum painel que o deixe empolgado para acompanhar. Depois pergunte: podemos sentar juntos?”

Seja estratégico com seu tempo

Considere dois itens ao escolher as palestras. “A apresentação tem de preencher um objetivo de conteúdo, o que significa que será educativa, ou deverá preencher um objetivo interpessoal, ou seja, você quer encontrar ou oferecer suporte à pessoa que irá se apresentar”, afirma Dorie Clark. A apresentação principal [keynote speech] é geralmente ‘escapável’, mas como geralmente é alguém famoso que o conduz, “é divertido ir”, diz ela. “É como uma diversão e lhe dará o direito de se gabar: ‘Eu assisti ao Elon Musk’, por exemplo. A palestra principal não terá muito valor para fazer novos contatos, com exceção de ser um ótimo tema para puxar conversa”.

Faça contatos nos seus termos

Se a multidão o incomoda, você precisa “tomar a iniciativa e criar uma situação em que se sentirá confortável”, diz Dorie Clark. Talvez um encontro só entre duas pessoas seja melhor ou então um pequeno grupo. Nesse caso, a sugestão é reservar um restaurante para cerca de oito pessoas antes da conferência. Então, você pode convidar as pessoas de sua lista prioritária. “Misture gente que conhece e que gostaria de conhecer melhor”, afirma Dorie. “Diga a eles que está levando um grupo de pessoas interessantes e que gostaria de apresentar umas às outras.” Deixe claro qual é seu interesse em proporcionar esse jantar. “Se uma das convidadas é uma empreendedora de tecnologia, conte que estará presente um investidor de venture capital”, por exemplo.

Escute mais, fale menos

Quando você está participando de um networking meio profissional, meio social – como um jantar ou coquetel de recepção em uma conferência – seu objetivo deve ser “dar espaço para que os outros brilhem”, afirma Dorie Clark. Aproveite o clima tranquilo para fazer perguntas e ouvir atenta e atenciosamente as respostas. Quando alguém toma a iniciativa de começar o papo pode tornar o encontro mais agradável. Você pode perguntar: “Qual o projeto de trabalho que o empolga mais nesse momento?”. Se você fez os convites aos presentes, é importante que “demonstre controle sobre a situação”, diz ela. Peça que cada um se apresente à mesa ou durante o coquetel. Identifique pontos em comum entre os integrantes do grupo e destaque-os quando apresentar uns aos outros. “Tente reforçar uma coesão na turma, em vez de tratá-la de forma fragmentada."

Gerencie seus contatos já existentes

Conferências podem ser lugares úteis para solidificar suas relações de trabalho atuais. No fim das contas, diz Francesca Gino, “um bom networking não significa apenas criar mais conexões. Também significa manter e fortalecer as que já existem.” Mas não gaste todo seu tempo com pessoas que já conhece. Essa atitude vai contra o propósito principal de uma conferência. “Se você sabe de antemão que alguns colegas provavelmente vão grudar em você, estabeleça limites – para o bem de ambos”, diz Dorie. Já ter planos definidos para o almoço e o jantar pode ser útil. “Diga ao seu colega: ‘Eu preciso encontrar pessoas novas nesta noite, mas amanhã vou a um painel que acredito ser interessante para nós dois. Quer ir comigo?”

Tenha tempo para você

Conferências são exaustivas e podem ser ainda mais se você não for uma pessoa naturalmente extrovertida. “O introvertido precisa administrar sua energia diferentemente de outras pessoas”, afirma Dorie Clark. “Você precisa saber quando está à beira do abismo.” Então, se passar cinco dias obrigando-se a comparecer a todo almoço, coquetel e recepção de networking, “você irá se desgastar e não vai estar em seu melhor estado”. Uma dica simples: pule o happy hour. Em vez disso, aproveite para descansar e se revigorar. Esse conselho, aliás, vale para introvertidos e extrovertidos. “É fácil para qualquer profissional perder de vista o cuidado consigo mesmo” por estar muito ocupado, diz Dorie. Comer bem, praticar exercícios, dormir bem são atitudes importantes para manter a saúde. Não negligencie seu bem-estar. Uma das maneiras é não tentar ser alguém diferente do que é quando estiver em situações sociais, ensina Francesca. “Concentre-se em ser você mesmo”, diz. “Isso garantirá que não se estresse nem fique muito cansado.”

Princípios a lembrar

O que fazer:
• Mude sua mentalidade, focando em como a rede de contatos é boa para sua carreira
• Quando escolher a que palestras assistir, considere se você vai aprender algo ou conhecer alguém novo
• Tome a iniciativa de criar situações de networking onde você se sinta à vontade

O que não fazer:
• Gastar todo o seu tempo com colegas de trabalho que você vê todo dia – defina limites claros
• Encontre tempo para descansar e se revigorar durante a conferência
• Tentar ser alguém que não é em situações sociais o deixará estressado e cansado

Artigo do site Época Negócios

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